1、确定主题和目标：在策划年会之前，首先要确定年会的主题和目标，主题应该与公司的文化、品牌形象和业务相关联，而目标则是希望达到的效果和期望的成果。

2、制定预算：根据主题和目标，制定一个合理的预算计划，预算应该包括场地租赁、设备租赁、餐饮、交通、节目表演、礼品等方面的费用。

3、选择场地：根据年会的规模和预算，选择一个适合的场地，场地应该能够容纳所有参与人员，同时也要考虑到场地布置和音响设备等因素。

4、策划活动流程：根据主题和目标，设计年会的活动流程，包括开场致辞、节目表演、餐饮服务、互动环节等，要确保活动流程紧凑有序，让参与人员感到愉悦和满意。

5、寻找专业团队：如果公司没有足够的资源和经验来策划和执行年会，可以考虑寻找专业的策划公司或团队来协助，他们有丰富的经验和专业的技能，能够提供更好的服务和效果。

6、准备物资和设备：根据活动流程和场地需求，准备必要的物资和设备，如音响设备、灯光设备、舞台道具、礼品等。

7、执行和监控：在年会当天，要确保所有的环节都按照计划进行，并及时解决可能出现的问题，要对整个活动进行监控和评估，以便及时调整和改进。

8、后期总结：在年会结束后，进行后期总结和反馈收集，分析活动的成功和不足之处，总结经验教训，为今后的活动提供参考。

年会策划承办需要综合考虑各种因素，从主题、预算、场地选择到活动流程的策划和执行都需要精心安排，只有做好充分的准备和规划，才能确保年会的成功和参与人员的满意度。