1、场地租赁或购买费用：如果公司在自己的场地举办年会，则此项费用可能为零，否则，需要计算租赁费用或购买场地的费用。

2、餐饮费用：包括食品和饮料的费用，这取决于参加年会的员工人数以及所选择的餐饮标准。

3、活动内容费用：包括娱乐节目、演讲嘉宾、奖品等费用。

4、交通和住宿费用：如果年会涉及到外地旅行或住宿，那么这部分费用也会成为策划资金的一部分。

5、策划和执行费用：包括策划公司的服务费用、音响设备租赁费、灯光设备租赁费等。

为了制定一个合理的预算，您需要先确定年会的规模和目标，然后根据以上因素进行逐一计算，以下是一个大致的预算分配参考：

- 场地租赁/购买费用：20%-30%

- 餐饮费用：20%-30%

- 活动内容费用：20%-30%

- 交通和住宿费用（如有需要）：10%-20%

- 策划和执行费用：剩余部分

这只是一个大致的参考，具体的预算分配应根据公司的实际情况进行调整，在制定预算时，要考虑到公司的财务状况和员工的期望，确保年会的成功举办，也要留出一定的预算余地以应对可能出现的意外支出。

建议您与专业的年会策划公司合作，他们可以根据您的需求和预算提供专业的建议和方案。